AVV-Privacyverklaring

AVV-Privacyverklaring

Versie juni 2018

  1. Privacyverklaring AVV
  2. Verwerking van persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, sponsoren en deelnemers verenigingsactiviteiten: doelen en grondslagen
  3. Gegevens
  4. Verwerking van persoonsgegevens van niet bij AVV aangesloten personen
  5. Verstrekking binnen AVV
  6. Verstrekking aan derden
  7. Minderjarigen
  8. Bewaartermijn
  9. Beveiliging
  10. Rechten omtrent persoonsgegevens
  11. Wijziging van deze privacyverklaring
  12. Vragen

1.      Privacyverklaring AVV                                                                  

Dit is de privacyverklaring (het privacybeleid) van AVV, gevestigd te Valkenswaard, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 40236223.

Bewust of onbewust deelt u gegevens met ons. Met al die gegevens gaan we integer om, met respect voor ieders privacy en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Want AVV vindt bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring geven we aan met welk doel we gegevens verzamelen, hoe we ze gebruiken en wat uw rechten zijn.

AVV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat AVV in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn in deze privacyverklaring verwerkt.
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doelen waarvoor ze worden verwerkt;
  • Om uw uitdrukkelijke toestemming vraagt als deze nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In dat verband vraagt AVV, op het moment dat een lidmaatschap met de vereniging wordt aangegaan, toestemming om foto’s die tijdens verenigingsactiviteiten zijn gemaakt, voor publicitaire doeleinden op de website van AVV of in haar verenigingsblad te plaatsen. Nieuwe leden kunnen bij het aangaan van het lidmaatschap aangeven, wat al dan niet van toepassing is.
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen treft opdat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd en onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens wordt voorkomen.
  • Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doelen waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze rechten respecteert.

Als vereniging is AVV verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u naar aanleiding van deze privacyverklaring vragen of opmerkingen, neem dan contact op met Privacy@avv-atletiek.nl

2.      Verwerking van persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, sponsoren en deelnemers verenigingsactiviteiten: doelen en grondslagen

Persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, sponsoren en deelnemers aan door AVV georganiseerde wedstrijden en recreatieve sportactiviteiten, worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelen:

  • Het voeren van een administratie ten behoeve van het algemeen functioneren van de vereniging, zoals de indeling van leden in categorieën ten behoeve van het houden van trainingen, de organisatie van trainingen, recreatieve sportbeoefening en wedstrijden, de verzekering van leden en vrijwilligers, alsmede het bemensen van trainers- en andere verenigingsfuncties;
  • Het voeren van een administratie ten behoeve van de inning van contributiegelden en sponsorafdrachten;
  • Het voeren van administratie ten behoeve van de organisatie van wedstrijden en het genereren van wedstrijduitslagen en –standen;
  • Het voeren van administratie ten behoeve van de organisatie van recreatieve sportactiviteiten;
  • De communicatie, zowel intern als extern, over de vereniging en haar activiteiten.

Deze verwerkingen moeten volgens de AVG op een of meer grondslagen berusten. De grondslagen voor de verwerkingen bij AVV zijn:

  • Uitvoering van een overeenkomst:
  • Waar het gaat om deelname aan de verenigingsactiviteiten die redelijkerwijze uit het lidmaatschap voortvloeien;
  • Waar het gaat om deelname aan door AVV georganiseerde wedstrijden (lidmaatschap en/of aanmelding);
  • Waar het gaat om deelname aan door AVV georganiseerde overige sportactiviteiten (lidmaatschap en/of aanmelding);
  • Waar het gaat om de inning van contributie- en/of inschrijfgelden;
  • Waar het gaat om de met trainers overeengekomen afspraken, inzake de voorbereiding en uitvoering van trainingen en de daartoe overeengekomen vergoedingen;
  • Waar het gaat om de uitvoering van met sponsors gemaakte afspraken (sponsorovereenkomst);
  • Toestemming van betrokkene:
  • Waar het gaat om de publicatie van foto- en/of ander beeldmateriaal waarop betrokkene herkenbaar is afgebeeld;
  • Behartiging van een gerechtvaardigd belang waaronder dat van AVV:
  • Waar het gaat om publicaties voor promotionele en communicatieve doeleinden;
  • Waar het gaat om de toezending van het verenigingsblad en/of andere verenigingscorrespondentie;
  • Waar het gaat om het onder de aandacht brengen van toekomstige verenigingsactiviteiten;
  • Waar het gaat om publicatie of op andere wijze bekendmaking van individuele en/of collectieve sportprestaties, waaronder records;
  • Waar het gaat om publicatie of op andere wijze bekendmaking van wedstrijduitslagen en –standen;
  • Waar het gaat om het hanteren van geheimhoudingsverklaringen en Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG’s).

3.      Gegevens

Voor de bovenstaande doelen kan AVV de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of ten aanzien van u verwerken:

  • Voornaam;
  • Achternaam;
  • Straat en huisnummer
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • E-mailadres voor communicatie
  • Geslacht
  • Categorie
  • Telefoon vast nummer
  • Voornaam moeder
  • Mobiel nummer moeder / verzorgende
  • Voornaam vader
  • Mobiel nummer vader / verzorgende
  • IBAN nummer
  • BIC code
  • Naam van de rekeninghouder
  • Datum ingang lidmaatschap
  • Of u bereid bent tot het verrichten van vrijwilligerswerk
  • Idem voor het verrichten van overige hand- en spandiensten
  • Of u al lid was van een andere vereniging
  • Van welke vereniging u lid was
  • Over welke periode u lid was
  • Lidnummer Atletiekunie
  • Sportprestaties
  • Kopie ID
  • BSN-nummer
  • Verklaring Omtrent het Gedrag

Welke gegevens van u worden gevraagd en verwerkt, hangt af van het aan de verwerking verbonden doel. Er worden ook niet meer gegevens gevraagd en verwerkt, dan voor dát doel noodzakelijk is.

4.      Verwerking van persoonsgegevens van niet bij AVV aangesloten personen

Ben u niet aangesloten bij AVV en heeft u zich als deelnemer aangemeld voor een door AVV georganiseerde activiteit, dan verwerkt AVV overeenkomstig het bovenstaande, persoonsgegevens van u.

Op het moment dat u zich als deelnemer aanmeldt, vraagt AVV om uw toestemming om foto- en/of ander beeldmateriaal dat tijdens bedoelde activiteit is vastgelegd en waarop u herkenbaar bent afgebeeld, te mogen publiceren.

5.      Verstrekking binnen AVV

De gegevens die u aan AVV geeft, kunnen binnen AVV worden verstrekt aan leden, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van verenigingstaken waarmee zij zijn belast.

Voorbeelden hiervan, maar niet limitatief, zijn:

  • Trainers, assistent trainers en begeleiders; deze krijgen informatie over wie er bij hen in de groep is ingedeeld;
  • Commissies
  • Bestuursleden

6.      Verstrekking aan derden

AVV kan derden inschakelen die ten behoeve van AVV uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden zijn verwerkers van AVV en verwerken de persoonsgegevens slechts ten behoeve van AVV en voor geen enkel ander doel. Indien AVV verwerkers inschakelt, zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerker conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en AVV daaromtrent aan de verwerker instructies kan geven.

AVV maakt gebruik van verwerkers voor:

  • Het verzorgen van de inschrijvingen voor een aantal door AVV georganiseerde wedstrijden (via inschrijven.nl);
  • Het hosten van de website;
  • Het beheer en onderhoud van de website;
  • Het beheer van het programmapakket, waarmee de financiële administratie van AVV wordt gevoerd.

Met elk van deze verwerkers sluit AVV een verwerkersovereenkomst af. Daarin zijn afspraken vastgelegd om uw persoonsgegevens te beschermen. AVV verstrekt aan de verwerker niet meer persoonsgegevens, dan de verwerker voor de uitvoering van diens werkzaamheden strikt nodig heeft.  

Aan partijen van buiten de Europese Unie, verstrekt AVV geen persoonsgegevens.

 

Daarnaast deelt AVV een minimaal set persoonsgegevens met:

  • De Atletiekunie voor het registreren van het lidmaatschap;
  • De KWBN voor het registreren van het lidmaatschap.

7.      Minderjarigen

Persoonsgegevens van personen die jonger zijn dan 16 jaar, worden door AVV slechts verwerkt indien en voor zover daarvoor schriftelijke toestemming is verleend, door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt (de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger).

8.      Bewaartermijn

In de AVG staan geen concrete bewaartermijnen genoemd. Met betrekking tot de termijn dat AVV persoonsgegevens bewaart, hanteert zij het uitgangspunt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Het bestuur van AVV kan besluiten dat persoonsgegevens ook voor langere duur voor statistische en/of historische doeleinden worden bewaard.

9.      Beveiliging

AVV heeft passende technische en/of organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Als voorbeeld kunnen de volgende maatregelen worden genoemd:

  • Alle personen die namens AVV van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan;
  • Systemen en opslagmedia waarvan AVV gebruikmaakt en waarop persoonsgegevens staan, zijn met een inlognaam en wachtwoord beveiligd;
  • AVV maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze in geval van fysieke of technische incidenten te kunnen herstellen;
  • Medewerkers van AVV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • AVV controleert periodiek of zij nog steeds overeenkomstig de privacy wet- en regelgeving handelt en stelt, waar gewenst of noodzakelijk, maatregelen bij.

10.  Rechten omtrent persoonsgegevens

U heeft het recht om:

  • inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
  • uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
  • uw persoonsgegevens te beperken, en/of
  • uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.

Indien en voor zover AVV persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door AVV bezwaar te maken.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.

U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11.  Wijziging van deze privacyverklaring

AVV behoudt zich het recht voor om in deze privacyverklaring wijzigingen aan te brengen. In verband daarmee adviseren wij u, om deze privacyverklaring met enige regelmaat te raadplegen.

12.  Vragen

Heeft u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen, kunt u contact met ons opnemen.

 

Contactgegevens:
AVV
Postbus 104
5550 AC  Valkenswaard

E-mail: Privacy@avv-atletiek.nl

Website ontwikkeld door 1Portal4You International